Enviar un contrato de trabajo por correo y pedir que lo devuelvan «firmado» con una imagen pegada no es lo mismo que firmarlo electrónicamente. En Colombia el contrato laboral sí puede firmarse por medios electrónicos, pero la ley exige condiciones concretas: identificar a quien firma, dejar constancia de que aprobó el contenido, garantizar que el documento no cambió y entregarle su copia al trabajador. Si alguna falla, el contrato queda expuesto en una inspección o en un proceso.
En este artículo repasamos qué exige la norma, cómo se traduce en evidencias concretas y cómo lo resuelve la nueva firma de contratos de SIAG.
Marco normativo
| Norma | Entidad | Qué establece para la firma del contrato |
|---|---|---|
| Decreto 526 de 2021 | Ministerio del Trabajo | Adiciona los artículos 2.2.1.1.8 a 2.2.1.1.15 al Decreto 1072 de 2015. El contrato individual de trabajo puede firmarse electrónicamente por una o ambas partes, cumpliendo los requisitos mínimos del artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo. |
| Ley 527 de 1999, artículos 7 y 9 | Congreso de la República | Hay firma cuando un método identifica al firmante e indica que aprueba el contenido, y ese método es confiable y apropiado. El documento es íntegro si permanece completo e inalterado. |
| Decreto 2364 de 2012 | Ministerio de Comercio, Industria y Turismo | Compilado en el Decreto 1074 de 2015. La firma electrónica puede consistir en códigos o contraseñas. Es confiable si los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante y si es posible detectar cualquier alteración posterior. |
| Ley 1581 de 2012, artículos 4 y 9 | Congreso de la República | Los datos personales usados en la firma (celular, correo) se tratan con autorización previa e informada, con una finalidad legítima y circulación restringida. |
| Ley 2466 de 2025, artículo 6 | Congreso de la República | El contrato a término fijo debe celebrarse por escrito y no puede superar cuatro años. |
Qué exige la ley para que la firma electrónica sea válida
1. Identificar a quien firma
La Ley 527 de 1999 pide un método que permita saber quién firmó. Un código de un solo uso enviado al celular o al correo del firmante cumple esa función: el Decreto 2364 de 2012 reconoce expresamente los códigos y contraseñas como firma electrónica, siempre que solo el firmante los tenga.
2. Dejar constancia de que aprobó el contenido
No basta con identificar a la persona: la firma debe mostrar que aceptó el documento. Eso se logra con una declaración expresa al momento de firmar y con el registro de cuándo y por qué medio lo hizo.
3. Garantizar que el documento no cambió
El documento firmado debe permanecer completo e inalterado (Ley 527, artículo 9), y debe ser posible detectar cualquier alteración posterior (Decreto 2364). En la práctica esto exige congelar el documento antes de la firma y poder compararlo después con el original.
4. Proveer los medios, sin costo para el trabajador
Según el Decreto 526 de 2021, si el empleador opta por la firma electrónica debe proveer los medios necesarios, y el mecanismo no puede tener ningún costo para el trabajador. Además, la imposibilidad de firmar electrónicamente no puede convertirse en una barrera de acceso al empleo: siempre debe existir otra vía.
5. Entregar la copia y conservarla
El contrato firmado debe suministrarse siempre al trabajador por un medio electrónico que él haya autorizado, y conservarse de forma que se garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.1.1.12, adicionado por el Decreto 526 de 2021).
6. Tratar los datos personales con autorización
Para enviar el código se usan el celular y el correo del trabajador. La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa e informada y que esos datos se usen solo para la finalidad declarada.
Lista de verificación para su empresa
- ¿El contrato escrito contiene los requisitos mínimos del artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo?
- ¿El método de firma identifica a cada firmante con un dato que solo él controla?
- ¿Queda registro de la aceptación expresa del contenido, con fecha, hora y medio?
- ¿El documento se congela antes de firmar y se puede comprobar que no cambió?
- ¿Los anexos que hacen parte del contrato están identificados dentro de lo firmado?
- ¿El trabajador recibe su copia firmada por un medio que autorizó?
- ¿Existe una alternativa para quien no pueda firmar electrónicamente?
- ¿Hay autorización de tratamiento de datos y política disponible para el firmante?
Cómo lo resuelve SIAG
La firma de contratos de SIAG, en el menú Registro > Contratos, se rediseñó alrededor de estos requisitos:
Minuta y documento congelado
El contrato se redacta con plantillas y datos de la persona. Al enviarlo a firma, el PDF queda congelado: lo que se firma es exactamente lo que se envió.
Código de un solo uso por WhatsApp o correo
Cada firmante elige dónde recibir el código y lo digita para firmar. El trabajador no necesita instalar nada ni tener usuario en la plataforma: firma desde el portal público con su documento y código.
Aceptación expresa en un solo paso
Antes de firmar, la persona ve lo que declara: que acepta el contenido, la política de tratamiento de datos de la empresa y, la primera vez, el acuerdo de uso de la firma electrónica. La plataforma registra esa aceptación con la firma.
Anexos elegidos uno por uno
Al enviar a firma se escogen los anexos que hacen parte del contrato; ninguno entra por defecto, para no circular documentos personales que no corresponden. Cada anexo queda identificado con su huella digital (SHA-256) dentro del documento firmado y bloqueado para edición.
Verificación con código QR
La constancia de firma incluye un código QR y un código corto que llevan a una página pública donde se comprueba que un archivo es idéntico al contrato firmado o a uno de sus anexos.
Copia para los firmantes
Al completarse la firma, cada firmante recibe por correo el contrato firmado.
Seguimiento por etapas
El listado muestra si cada contrato está sin enviar, en revisión, en firma (con cuántas firmas faltan) o firmado, y quién firmó.
Si una persona no puede firmar electrónicamente, el contrato firmado en papel puede cargarse como soporte del mismo registro, de modo que la firma electrónica nunca sea un requisito para contratar.
Preguntas frecuentes
¿Un código enviado por WhatsApp es una firma electrónica válida?
El Decreto 2364 de 2012 incluye los códigos y contraseñas entre los métodos de firma electrónica, siempre que el método sea confiable: que los datos de creación correspondan exclusivamente al firmante y que cualquier alteración del documento se pueda detectar.
¿Se necesita firma digital con certificado?
El Decreto 526 de 2021 permite firmar el contrato de trabajo con firma electrónica o digital. La elección del mecanismo corresponde al empleador; conviene validar con su asesor legal cuál se ajusta mejor a su operación.
¿El trabajador puede negarse a firmar electrónicamente?
La norma establece que la imposibilidad de firmar electrónicamente no puede ser una barrera de acceso al empleo. Por eso es necesario mantener una vía alterna.
Fuentes y referencias
- Decreto 526 de 2021, Ministerio del Trabajo. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
- Ley 527 de 1999. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
- Decreto 2364 de 2012. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
- Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
- Ley 1581 de 2012. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
- Ley 2466 de 2025. Gestor Normativo de Función Pública. Consultar. Consultado el 6 de noviembre de 2026.
Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica. Verifique la aplicación a su caso con su asesor legal.
