Para dar inicio con la construcción la matriz de requisitos legales, primero se debe designar la persona, proceso y/o responsable de realizar el diligenciamiento y seguimiento a la herramienta, donde se debe demostrar el cumplimiento de la legislación asumida en la estructura organizacional en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
Dicho responsable puede apoyarse de los diferentes canales de comunicación y consulta para la elaboración adecuada de dicha herramienta, para ello puede tener en cuenta:
- Identificar la normatividad legal aplicable búsqueda en sitios confiables páginas gubernamentales.
- Diseñar un formato entendible y práctico de registrar la información.
- Hacer seguimiento al desarrollo de las actividades.
- Actualizar la matriz de requisitos legales socializa o divulgar la información dentro de las organizaciones.
Una vez se designe los requisitos legales que le aplicaran a la organización en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y/o en materia de implementación para sistemas integrados de gestión, se debe saber que éstos deben actualizarse de manera frecuente y estar pendientes de cada cambio que las normas aplicables puedan tener, o surgimiento de una nueva legislación, por lo que la matriz debe mantenerse debidamente actualizada y para ello se puede tener en cuenta alguno de estos canales de información:
Páginas Oficiales
- Páginas web de los ministerios
- Paginas web de las alcaldías municipales, senado entre otros
- Boletines jurídicos
- Secretarías jurídicas
- Redes jurídicas en materia de SST
- Diarios oficiales
Teniendo en cuenta lo anterior, se puede determinar que la elaboración de la Matriz de Requisitos Legales se puede resumir así:
- Tipo de Norma
- Norma
- Fecha de publicación
- Emisor
- Objetivo de la norma
- Título y artículos aplicables
- Plan de acción o actividades
- Evidencia de cumplimiento
- Fecha de seguimiento
- Observaciones
Por último, una de las ventajas es poder demostrar que la empresa sí aplica dichas normas y para ello se debe tener evidencia de su respectivo cumplimiento.
Actualización De La Matriz Requisitos Legales.
Para llevar a cabo la actualización y/o seguimiento, dicho responsable deberá determinar la periodicidad de dicho control o actualización y para ello se debe tener presente:
- Cuando se expida un nuevo requisito o se modifique, y/o sustituya normatividad.
- Cuando se incluyan nuevas líneas de negocio o modifiquen procesos que apliquen requisitos legales.
¿A quiénes aplica la implementación de la Matriz de requisitos legales?
La matriz de requisitos legales aplica a todas las personas jurídicas como las MiPymes sin importar el sector económico.
Modelo de Formato de la Matriz legal de una empresa.
El presente material incluye un cuadro adjunto donde se hace referencia a dicho Decreto con las normas que contiene y los artículos específicos de aplicación al SG-SST; también encontrará una tabla de normas definidas por año y por contenidos, la cual le servirá de apoyo tanto para normas generales como específicas, orientando de paso, el desarrollo de la matriz legal; es necesario anotar, que pueden existir otras normas adicionales de acuerdo a la actividad económica y a los procesos y peligros existentes en su empresa.
No existe una guía técnica que determine el formato para la matriz legal de una empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.
Mínimos controles de estructura documental para la Matriz legal
La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificación de la empresa y del documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la empresa.
Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:
- Logo de la empresa
- Nombre de la empresa
- NIT o identificación
Información del documento.
Debe incluirse en el encabezado el título del documento que se está elaborando, por ejemplo: «Matriz legal» o «Matriz de requisitos legales».
El parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:
«Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa».
Como parte de la información del documento puede incluir:
- Título del documento
- Fecha de la última actualización
- Responsable de la última actualización
Columnas necesarias en la matriz legal de una empresa
La matriz legal de una empresa deberá tener en cada fila una norma y en cada columna las características de la norma. Se describen a continuación algunas columnas mínimas que se recomienda incluir:
LA NORMA
ARTÍCULOS APLICABLES
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto 1072 de 2015 como:
«Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables». (Artículo 2.2.4.6.2).
Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las gestiones de la empresa.
La presentación de la evidencia puede incluir:
- Descripción de la evidencia y/o soporte
- Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
- Observaciones
Puede ser más detallada incluyendo la fecha y la persona que generó la evidencia:
- Fecha de la evidencia
- Nombre de quien generó la evidencia
- Ubicación de la evidencia
Por Walter Acevedo
