El Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2., define que: la matriz legal es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.
La matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener en sus respectivos seguimientos y controles para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015.
¿Componentes de la matriz de requisitos legales en SG-SST?
Lo primero que se debe tener en cuenta para la aplicación de las normas en una matriz de requisitos legales del SG-SST, es que estas deben estar orientadas específicamente hacia las actividades que realiza la organización según la estipulación de su actividad económica. Dichos procesos y/o actividades tienen como objetivo verificar y evidenciar las mejoras que la empresa realiza para certificar el cumplimiento en las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.
Para establecer la matriz de requisitos legales de una organización, es necesario tener presente que esta se integra de dos componentes, el primer componente es netamente legal y el segundo componente es de cumplimiento y seguimiento. Lo anterior, está basado en el mismo modelo de constitución del SG-SST; este simple proceso está establecido en pasos, que se entiende como un proceso dinámico, integrado e iterativo que exige la mejora en las actividades del sistema en su conjunto. Para el caso del establecimiento de la matriz legal no se trata pues del mero ejercicio de compilar las normas de riesgo laboral, sino también de hacerle un seguimiento en cuanto a su cumplimiento y vigencia.
¿Qué aspectos técnicos deben conformar una matriz de requisitos legales?
Se deben de identificar cuáles son las leyes, decretos, resoluciones, circulares, jurisprudencias y en general cualquier tipo de normatividad asociada al SG-SST de la organización; En este mismo sentido, se debería de elaborar inicialmente la matriz de requisitos legales independientemente la herramienta de compilado de las normas.
- La primera columna denominada “Tipo de norma, donde se estipula si esta es una ley, decreto, resolución, circular o jurisprudencia”;
- La siguiente columna será denomina Norma “donde se estipula la numeración de la misma”
- Una siguiente debería referirse a la fecha de notificación de la norma.
- La siguiente al emisor; quien es el que notifica la norma y la estipula para su respectivo cumplimiento.
- Ya en los siguientes apartados(s), objeto, campo de aplicación “donde se estipulan los artículos(s), numeral(es) o literal(es) de la norma en aplicación” a la empresa; esto es importante ya que puntualmente vamos a identificar lo que realmente aplica según la actividad económica;
- Una siguiente columna podría ser de observaciones donde se podrá “evaluar que componentes de la norma aplican a la organización y se estipulara su respectivo seguimiento de cumplimiento a la norma”:
- La siguiente columna podría ser que procesos y quienes dentro de la estructura organizacional están involucrados en el control y seguimiento, para el cumplimiento de las normas compiladas en la matriz de requisitos legales; con el objetivo de estipular las acciones de mejora que hace referencia a la necesidad de planear cómo cumplir con los requisitos de la norma.
- Es importante identificar los requisitos legales que aplican a la empresa en términos en seguridad y salud en el trabajo y también evaluar permanentemente si la organización los acata o está cumpliendo con esta normatividad para evitar así ser objeto de sanciones y demandas.
