El procedimiento del control documental determina cómo se crean los documentos y quién es la persona encargada de realizarlo. Esto involucra ocuparse del formato, nombre y otros detalles técnicos del archivo.
La lista maestra es el compilado de documentos que indica o describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y registros que contiene el Sistema de Gestión. Así mismo indica el nivel de revisión de cada uno de ellos, con el objetivo de utilizar siempre la última versión.
Cuando decimos que tenemos que codificar los documentos del Sistema de Gestión, nos referimos a codificar los formatos de los documentos, para esto, debemos establecer una edición del formato que se encuentra asociada a una fecha concreta de aplicación de dicho formato.
En la implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), exige el manejo de varios tipos de documentos del SGSST. La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero también guardan similitudes entre sí. Por eso es frecuente que se confundan, o el uno se asimile en el otro, como si fueran lo mismo.
Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentación, resulta importante aclarar cómo se definen los diferentes tipos de documentos del SGSST:
- Reglamento
- Procedimiento
- Instructivo
- Formato
- Registro
- Programa
- Plan
- Guía
- Manual
- Política
- Lineamiento
Dentro del SG-SST es necesario establecer un procedimiento para el archivo y retención de todos los documentos y registros que se generen para de esta forma garantizar su conservación a lo largo del tiempo y poder demostrar trazabilidad de la gestión realizada en materia de Riesgos Laborales.
Es recomendable que cualquier documento formato o registro que se genera dentro del sistema de gestión sea debidamente almacenado (Archivo y retención) y esto se debe a que además de dejar un registro claro de la trazabilidad de nuestras acciones también nos permite evidenciar de forma fácil todas las acciones o actividades que se han implementado para mejorar las características o condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
Se establece que la información generada por parte del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo debería tener un almacenamiento de al menos 20 años.
Si bien es cierto es un largo periodo de tiempo para un archivo y retención de documento es de gran utilidad poder llegar a contar con registros antiguos en caso tal en donde sean requeridos son la evidencia de la gestión y cumplimiento del sistema de gestión de todos los años anteriores.
