¿Qué es un plan de trabajo anual?
Un plan de trabajo anual es una herramienta que funciona para el desarrollo de un sistema de gestión; está establecido en el Decreto 1072 de 2015 y en la Resolución 0312 de 2019 para seguridad y salud en el trabajo en sus componentes de gestión. Esta herramienta nos va a permitir dar trazabilidad y seguimiento a todas las tareas propuestas para que el sistema de gestión funcione adecuadamente durante el año en curso.
Es importante diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos del sistema de gestión, el cual debe identificar cada uno de los siguientes aspectos.
- Objetivo
- Metas
- Responsabilidades
- Recursos
- Cronograma de actividades
- Identificación de las actividades según los riesgos
- Verificación de los casos de accidentes de trabajo y enfermedades
- Coherencia con los estándares mínimos del sistema de gestión de riesgos laborales.
El plan de trabajo anual, también es considerado como documento que se constituye en uno de los pilares fundamentales para que el sistema de gestión se mantenga en el tiempo; por lo tanto, en este documento se integran todas las actividades a desarrollar durante un periodo de un año; se debe determinar de igual manera que los planes de trabajo son dinámicos, lo que quiere decir que durante todo el año se pueden hacer ajustes o cambios necesarios que permita llevar al objetivo del cumplimiento del plan.
¿Por qué es importante el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo?
La importancia de poder tener un plan de trabajo anual es precisamente porque este se alinea a las actividades a realizar con los objetivos que se desprenden de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual está enmarcada en el compromiso por la dirección para con el sistema, con unos objetivos claros y medibles para alcanzarse en el tiempo.
Consideraciones en el diseño y ejecución del plan de trabajo anual:
- Antes de diseñar e implementar el plan de trabajo anual, es importante llevar a cabo el diagnóstico del sistema de gestión SG-SST; ya que el resultado de este será el primer insumo para el planteamiento del mismo.
- El plan de trabajo anual no debe ser estático; es decir, que las actividades año a año no deberían necesariamente ser las mismas ya que el sistema va madurando, creciendo, se va comportando de formas distintas y por eso debe de estar alineado al ciclo PHVA de mejora continua (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
- Las actividades no necesariamente se deben realizar con frecuencia mensual; algunas se llevarán a cabo también de manera semestral, anual, bimensual, etc., pero el hecho de plantear en el plan implica que se debe realizar necesariamente como mínimo una vez al año.
- Todas las actividades incluidas en el plan de trabajo anual deben tener un objetivo y una meta que en lo posible debe ser porcentual, fecha de su posible realización y especificar qué tipo de recurso se requiere (financiero, tecnológico o humano); y lo más importante: el responsable de su ejecución.
- No todas las actividades del plan de trabajo anual deben ser necesariamente realizadas por el responsable del SG-SST.
- El plan de trabajo debe permitir establecer una serie de indicadores así; un indicador de estructura el cual medirá la disponibilidad y acceso a los recursos para la ejecución del plan de trabajo realizado en el año; un indicador de proceso que debe de medir el número de actividades ejecutadas sobre las actividades planeadas (lo más recomendable es que se mida cada mes); y finalmente se debe de utilizar un indicador de resultado el cual permitirá tener un panorama global de las actividades ejecutadas durante todo el año con respecto al total de actividades programadas, que puede ser medido de manera anual si usted lo decide.
- Por ser el SG-SST un sistema precisamente de “Gestión”, es importante utilizar otro tipo de indicadores complementarios que midan la “Eficacia” de las actividades emprendidas con respecto al cumplimiento de objetivos específicos.
- El plan de trabajo anual debe estar firmado por el empleador o representante legal y el responsable de la ejecución del SG-SST (profesional con licencia según corresponda en la Resolución 0312 de 2019). La firma podrá hacerse de forma física o digital).
- El artículo 2.2.4.6.26 del Decreto 1072 de 2015, hace referencia a que cada vez que la empresa se vea abocada a realizar “Gestión del cambio”, ya sea por la introducción de nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, cambios en las instalaciones o un cambio externo que afecte al sistema, inmediatamente se debe actualizar el plan de trabajo que se tenga vigente.
- Hay que recordar también que una de las responsabilidades del gerente en la revisión por la dirección es “verificar” el cumplimiento del plan de trabajo anual; es por esto que no se debe de olvidar presentarlo al gerente o al responsable.
