Cuando la organización toma la decisión de implementar un sistema de gestión como un sistema vivo, el primer paso es la definición de una estructura organizacional con funciones y responsabilidades para la ejecución de las actividades que esto conlleva, puesto que la designación del personal a estas tareas es necesario a tal punto que si no se entregan las responsabilidades para ciertos perfiles no se obtendrá la eficacia y efectividad que se requiere en dicha implementación; ahora bien, el personal se puede definir dependiendo del tamaño de la entidad y el alcance definido dentro de la estructura del sistema, enfocado de acuerdo al Modelo y tipo de sistema de gestión.